À quoi sert un compte rendu
Un compte rendu de visite n’est pas un rapport pour le manager. C’est une note pour trois lecteurs qui en ont vraiment besoin : vous, dans trois semaines, au moment de relancer ; le collègue qui reprendra le compte si vous changez de secteur ; et le manager qui doit décider où mettre l’effort de l’équipe.
Aucun des trois n’a besoin d’un roman. Tous ont besoin de la même chose : savoir où en est ce prospect, ce qu’il attend, et ce qu’il faut faire ensuite. Un bon compte rendu se lit en vingt secondes.
À chaud, ou jamais
Le compte rendu s’écrit dans les minutes qui suivent la visite, dans la voiture ou devant l’établissement, pas le soir et encore moins le vendredi. Après cinq visites, les détails se mélangent ; après une semaine, il ne reste qu’une impression.
C’est pour cela qu’il doit être court. Un formulaire de vingt champs ne sera jamais rempli sur le moment. Six lignes, si.
Le modèle en six lignes
- Qui. La personne rencontrée et son rôle : le gérant, la responsable de salle, l’associé. Et si ce n’était pas le décideur, le nom de celui-ci.
- Où on en est. Le statut en un mot : à revoir, rendez-vous pris, devis à envoyer, pas intéressé, signé.
- Ce qu’il a dit. Le besoin, la contrainte ou l’objection, avec ses mots : « contrat actuel jusqu’en mars », « trouve le matériel trop cher ».
- Ce qu’il a déjà. L’équipement ou le prestataire en place, s’il l’a mentionné.
- Ce qui est promis. Ce que vous devez faire (envoyer un tarif) et ce qu’il doit faire (en parler à son associé).
- La suite. La date de la prochaine action. Toujours.
Si une ligne est vide, ce n’est pas grave : laissez-la vide. Une ligne inventée pour remplir le formulaire est pire qu’une ligne absente.
Un bon, un mauvais
Comparez ces deux comptes rendus d’une même visite.
Mauvais. « Bon contact, client intéressé, à relancer. »
Bon. « Vu M. Dupont, gérant. Rendez-vous à revoir. Contrat de terminal jusqu’en mars, trouve les frais actuels trop élevés. Promis : comparatif des frais d’ici vendredi. Relance mardi 14, 15 h, il décide avec son associée. »
Le premier ne permet ni de relancer, ni de passer le compte à un collègue, ni de savoir s’il vaut la peine d’y retourner. Le second permet les trois.
Ce qu’on n’écrit pas
Un compte rendu contient des données sur des personnes : le nom d’un gérant, ses propos, parfois son numéro. Le RGPD s’applique, et quelques règles simples évitent les mauvaises surprises :
- Des faits, pas des jugements. « A demandé un délai de paiement » plutôt qu’une appréciation sur la personne. Les commentaires doivent rester objectifs, pertinents et liés à la relation commerciale.
- Rien de sensible. Ni santé, ni opinions, ni vie privée, même entendus en passant.
- Rien qu’on ne pourrait montrer. La personne concernée peut demander à voir ce qui la concerne. Écrivez comme si elle allait le lire.
Le guide Prospection B2B et RGPD revient sur les durées de conservation et les droits des personnes.
Le rendre utile à l’équipe
Un compte rendu rangé dans un carnet ou dans la messagerie d’un commercial ne sert qu’à lui. Rangé avec la fiche de l’établissement, il sert à toute l’équipe : le collègue qui passe dans la même rue sait ce qui a été dit, le manager voit où en sont les comptes sans réunion, et le prospect n’a pas à tout réexpliquer à chaque interlocuteur.
Deux habitudes font la différence : un compte rendu par visite, sans exception, et toujours au même endroit.
Ce que fait Kali
Dans Kali, le compte rendu se saisit sur la fiche, en sortant : l’issue de la visite en un geste, une ligne pour ce qui s’est dit, un champ libre pour le reste, et la relance datée qui part dans l’agenda. Le statut de la fiche suit, sans double saisie, et l’historique reste attaché à l’établissement pour toute l’équipe qui y a accès.
Hors réseau, rien ne se perd : la saisie part au retour de la connexion. Et si deux personnes modifient le même compte rendu en même temps, les deux textes sont gardés, datés et signés. Avec Zapier branché, les comptes rendus partent aussi vers votre CRM.
Saisissez un compte rendu fictif dans la démo.